La Gestion Électronique des Documents (GED) est devenue un outil indispensable pour les organisations soucieuses d’optimiser leurs processus de gestion de l’information. En offrant un environnement centralisé et sécurisé pour stocker, organiser et partager des documents, la GED permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de faciliter la collaboration. Cependant, toutes les solutions GED ne sont pas créées égales. Du système on-premise classique aux plateformes cloud en passant par les options hybrides, il existe une grande variété de types de GED pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
Sommaire
GED On-Premise
Les systèmes GED on-premise, également appelés « sur site », sont des solutions installées et hébergées directement sur l’infrastructure informatique de l’entreprise. Cette approche traditionnelle offre un contrôle total sur les données et l’environnement, répondant ainsi aux exigences de sécurité et de confidentialité les plus strictes.
Un avantage majeur est la possibilité de personnaliser et d’intégrer en profondeur la solution GED avec les autres systèmes de l’entreprise, service proposé par Dimo Démat notamment. Cependant, les coûts initiaux d’acquisition de licences et d’infrastructure peuvent être élevés, sans compter les dépenses récurrentes de maintenance et de mise à niveau.
Exemple pratique : Une grande entreprise manufacturière a opté pour une solution GED on-premise afin de gérer ses millions de plans techniques, de documents de conception et de dossiers de fabrication de manière sécurisée et conforme aux réglementations strictes de son secteur.
GED Cloud
À l’opposé, les solutions GED basées sur le cloud (ou « en ligne ») sont hébergées par le fournisseur de services dans un environnement virtualisé et accessible via Internet. Ce modèle offre une flexibilité et une évolutivité accrues, puisque les ressources informatiques sont mises à l’échelle en fonction des besoins réels.
L’un des principaux avantages du cloud est l’accessibilité depuis n’importe quel endroit, sur différents appareils, favorisant ainsi la mobilité et le travail à distance. De plus, les coûts initiaux sont généralement plus faibles grâce à un modèle d’abonnement mensuel.
Exemple pratique : Une PME en pleine croissance a opté pour une GED cloud afin de bénéficier d’une solution évolutive et accessible à ses équipes réparties sur plusieurs sites, sans avoir à investir dans une infrastructure informatique coûteuse.
GED Hybride
Les systèmes de GED hybrides combinent les avantages des solutions on-premise et cloud dans une approche flexible. Une partie de l’infrastructure est déployée localement, tandis que d’autres composants sont hébergés dans le cloud par le fournisseur.
Avantages de la configuration hybride
Cette configuration hybride permet de conserver un contrôle direct sur les données les plus sensibles tout en tirant parti de la flexibilité et de l’évolutivité du cloud pour d’autres charges de travail. Les entreprises peuvent ainsi répartir leurs ressources de manière optimale en fonction de leurs besoins spécifiques en matière :
- de sécurité ;
- de performance ;
- et de conformité.
Exemple pratique
Une institution financière a mis en place une solution GED hybride, stockant ses documents réglementaires critiques sur des serveurs locaux sécurisés, tout en exploitant les fonctionnalités cloud pour la collaboration et l’accès mobile à d’autres types de fichiers.
GED spécialisée
Au-delà des modèles de déploiement classiques, certains éditeurs proposent des solutions GED spécialisées pour des secteurs d’activité spécifiques tels que le juridique, la santé ou l’ingénierie. Ces plateformes intègrent des fonctionnalités sur mesure et des workflows métier adaptés aux exigences réglementaires et opérationnelles de ces industries.
Par exemple, une GED médicale permettra de gérer en toute sécurité les dossiers des patients, tout en respectant les normes de confidentialité strictes du secteur de la santé.
Exemple pratique : Un cabinet d’avocats a déployé une GED juridique pour organiser et traiter efficacement les milliers de documents, preuves et dossiers liés à ses différents cas.
Qu’il s’agisse d’une solution on-premise traditionnelle, d’une plateforme cloud flexible ou d’un système hybride personnalisé, les entreprises disposent d’un large éventail de types de GED pour répondre à leurs besoins spécifiques. Le défi consiste à choisir la solution la plus adaptée pour optimiser la gestion de l’information au sein de l’entreprise.
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